防音工事の業者が決まったら、いよいよマンションの理事会へリフォームの申請手続きとなります。 何度か過去記事にも書いてきましたが、分譲マンションの場合、持ち家の専有部分といえども、勝手にリフォームをすることはできません。理事会へ申請をして、リフォームの内容が問題ないことを確認してもらい、許可をもらう必要があります。
申請に必要なものは？どういったスケジュールで申請手続きをすすめたらいい？など、経験をもとに書いていきたいと思います。
管理規約の確認をしよう
リフォーム申請に係る事項は基本的に管理規約に定められているので、まずは管理規約集を確認することが大切です。ただし、リフォームをいつまでにしたい！など強い希望がある場合は、工事業者が決まってから管理規約を見ていると、不明点があったときにその確認等で時間をとられてしまうので、工事業者の選定をする過程で、平行して管理規約は見ておくことをおすすめします。
私のマンションの場合、以下のような規定がされていました。
- 工事申請は工事実施の1か月前までに理事長へ提出する
- 申請書、設計図、仕様書、工程表を提出する
- 理事長への必要書類の提出と同時に、隣接（上下及び両隣）に工事通知書を提出する
他にもいろいろ細かな規定はありますが、申請に関してのざっくりした重要事項は上記3つでした。
申請書、工事通知書はマンションで指定フォーマットがあるはずなので、管理人さんからもらうなどして取り寄せます。工事通知書は私のマンションの場合、単にお知らせするだけで、隣接住戸から許可をもらうといった内容のものではありません。設計図、仕様書、工程表は工事業者へ作成を依頼します。フローリングの性能指定などがある場合は、工事業者へその旨を連絡しておくとよいです。
ちなみに規定事項の中に「占有者は理事長へ提出する書類に加え、その住戸を所有する組合員の承諾を得ること」といった内容が書いてあり、私はここで大きな勘違いをしてしまいました。この条文が工事通知書の提出の次に書かれていたため、「占有者、つまりリフォームをしようとしているものは、隣接住戸へ許可をとる必要がある」という意味にとってしまいました。 隣接住戸に反対されたら、リフォームできないの！？と・・・。それを知ったときは、頭が真っ白、一瞬パニックになりました（笑） この件について不明点があったので、管理人さんに質問をすると、「占有者とは賃貸で借りている人ですよ」と言われて、所有者本人が居住の場合は関係ないとのこと。知らずに先走って、隣接住戸へ承諾書をもらいにいくところでした（汗）
理事会の開催日程を確認しよう
私のマンションの管理規約では、「工事申請は工事実施の1か月前までに理事長へ提出する」「理事長は工事内容が適正と認めたときは、書類を受理した日から1か月以内に工事承認書を交付する」となっています。
さて、この工事の申請書は提出したら、管理規約通りのスケジュールで承認作業が進むのでしょうか？これはマンションの管理組合によって事情が異なるので、よく確認するべき事項です。 私のマンションの場合、リフォーム申請の承認作業は月1の理事会のみで行うと言われました。リフォーム内容によっては、理事長権限で承認して、理事会で事後承認というパターンもあるそうですが、今回のような不要不急のリフォームの場合は、理事長権限でOKという雰囲気ではなさそうでした。
また、申請書類についても、理事会開催日の前日までに提出すればOKというわけではなく、理事会前に各自で事前検討をするので、理事会日程の1週間前までには提出してほしいと言われました。承認の結果は理事会の日程から1～2週間で結果は出るという話でした。
なので、理事会の開催日、承認作業の流れや承認にかかる時間をしっかり管理組合に確認した上で、工事業者と工期のスケジュールを調整し、申請書類を準備してもらう必要があります。
防音工事と伝えるべき？場合によっては藪蛇になることも
私の場合、グランドピアノの搬入のことや防音工事の過去事例について、管理会社にいろいろと自分から聞いてしまったこともあり、申請前にリフォームは防音工事ということは知られてしまっていました。
でも、工事契約したD社では、通常、リフォームの工事申請で防音工事とは記載していないとのことです。プライバシーの観点からという理由と、防音工事といっても、防音仕様以外の部分は通常の内装工事と変わらず、何も言わないほうが藪蛇なことにならないという理由でした。リフォームの承認作業も、建築に精通した人がするわけではなく、建築のことには素人の理事会のメンバーが行います。マンションの場合、躯体に影響が出るような工事でなければ問題ないので、あえて言わないということでした。また、隣接住戸に防音工事と伝えるだけで、身構える人もいたり、聞こえるはずのない音が聞こえると言い出す人もいるとのことで、伝えないほうがスムーズにいくことも多いそうです。
ただ、これは防音工事業者によって考え方は違うので、工事業者のアドバイスを聞いたほうがよいです。 ちなみに私は前述したとおり、先走っていろいろと管理会社や管理人さんに聞いてしまったので、「防音工事とはいったい何事！？」「グランドピアノなんて入れて、耐荷重は大丈夫！？」と心配され、ちょっとした騒ぎになってしまいました。
リフォーム申請の結果は！？
2021年9月初旬からリフォームを開始するのに、7月下旬の理事会で承認してもらえるように申請書類を提出しました。結果には1～2週間かかると聞いていたのですが、理事会の翌日には、「承認OK」という通知書がポストに入っていました。 ただし、「近隣とトラブルになった場合は、自身で解決すること」という条件付き承認でした。
ちなみに申請の際に、グランドピアノの搬入方法について記載するのと、グランドピアノの耐荷重について問題ないことを記載するように言われていましたが、搬入方法については、専門業者から聞いた搬入方法を私自身がメモ書きをつけ、耐荷重については工事業者に問題ないことを申請書に書いてもらっていたので、このあたりに関しては特につっこみをされることはありませんでした。
